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会议接待流程

发布:宁秀文化传媒 时间:2015-11-22 人气:   

会议接待

一、会议工作总体思路

(一)任务分解:将会议工作分解为各专项任务,明确分工、保证质量。

(二)责任到人:每项任务均有专人负责。

(三)周密计划:每项任务均须制订周密的工作计划。

(四)逐项落实:计划的每个环节、步骤均须严格落实。

二、会前准备

(一)成立会务

1.会务组组长:总体负责。

2.文秘材料小组:负责组织、收集、整理、编印会议材料,会议记录(及录音录像)、会议纪要与总结起草。

3.后勤保障小组:负责会议的会场、吃饭、住宿(烟、酒水、饮料、水果等)等后勤保障事宜。

备注:任务分解后形成《会议接待方案》。

(二)明确会议概况

1.全体办会人员应明确会议概况,了解以下基本内容:

(1)会议主题

(2)级别与规模

(3)参会人?#20445;?#19982;会人员的姓名、单位、职务)

(4)会期与日程安排(会议日期、天数、议程、活动安排等)

注:日程安排形成会议指南。

(5)会议经费申批:根据会议概况,按照神东电力公司本部有关标准预算会议经费,签报领导批准。

(三)?#36335;?#20250;议通知、登记代表名单

1.责任人:文秘材料小组。

2.责任:在落实以上各项工作后,起草会议通知、报领导批准后?#36335;?#25110;以其他形式通知各参会单位。通知内容应包括:

(1)会议主题

(2)参会人员

(3)会期安排

(4)会议地点与联系电话

(5)会务组联系人与联系电话

(6)报到日期

(7)有关事项(如要求自带有关材料、物品等)

(8)会议回执(附表2)

(9)会?#26041;?#36890;导引

3.落实:会议通知以传真(可包括电子邮件)、原件邮寄方式传达各参会单位。

会议通知?#36335;?#21518;,会务组联系人负责按会议回执登记报名情况,形成《会议代表登记表》(附表3),制作会议名册。登记内容应包括:

(1)单位

(2)姓名

(3)职务

(4)?#21592;?/span>

(5)民族

(6)到达航班与到达时间

(7)是否要求接站

登录工作应尽早完成,并在此基础上制订《会议接待指南》。

(四)选定会议地点

1.责任人:后勤保障小组。

2.责任:联系几家宾馆(先前最好有一些基本了解),实地考察、比较。应调查的项目包括:

(1)价格(客房、会场及其他服务项目的价位)

(2)设施(客房、会议室、休闲设施、环境等)房间有无网线、是否含早餐

(3)服务(办会经验、餐饮质量、服务态度等)

(4)交通(便利与否)

(5)当期有无接待能力

3.落实:综合比较后按优质低价原则选取一家,签报或口头汇报领导批准。领导批准后,立即完成以下工作:

(1)与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣

(2)根据会议预算在财务借款

(五)准备会议材料、用品

1.责任人:两组分工协作。

2.材料内容:会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外,还应包括:

(1)会议代表名单(附房间号)

(2)日程安排,各项活动地点及注意事项等

3.会议用品:会议用品由后勤保障小组负责,应准备的会议用品包括:

(1)会场条幅(或现场LED显示器)

(2)会议代表证

(3)与会领导桌签

(4)文件袋、笔记本、笔

(5)录音笔、?#38556;?#26426;、摄像

(6)便携机、打印机及纸张、投影仪(根据需要)

(7)花卉、水果及方便食品(可由宾馆准备,或自行购置、分发)

(8)药箱(备常用药品)

(9)现场安全帽的准备

(六)餐饮安排

1.责任人:后勤保障小组。

2.责任:与?#39057;?#32039;密协调,尽早落实以下工作:

(1)吃饭人数

(2)包间预定

(3)烟、酒水准备

(4)饭后车辆安排

(七)会场安排

1.责任人:后勤保障小组。

2.责任:与宾馆紧密协调、现场核查,或在办公区域准备,尽早落实以下工作:

会议室

领导临时休息室

各次分会的会场布局,包括:大会还是圆桌会、座次安排、花卉摆设、话筒音响、灯光摄影、摄像负责人、投影仪

(八)文体活动安排

会后去周边旅游景点应按实际时间安排。

(九)房间安排

1.责任人:后勤保障小组。

2.责任:在确定了参会代表名单之后,即在宾馆订房、安排房间,包括:

房间内水果、烟、矿泉水摆放。

三、会中服务

(一)接站

(二)签到

1.在正式报到前日,应完成以下工作:

(1)将分装好会议材料的文件袋放至会议?#19968;?#23486;馆

(2)统一领取代表房间钥匙

(3)花卉、水果等分发到各房间

2.签到工作包括以下环节:

(1)在宾馆门厅悬?#19968;?#36814;条幅(或设置欢迎引领标牌)

(2)在宾馆门厅设?#20204;?#21040;处、专人负责签到

(3)确?#25103;?#31243;日期及订票

四、会后收尾

(一)退房、送站

 

(二)纪念品的发放

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